Guía: cómo vender al Estado
Cómo vender gestión documental y archivo al Estado en Colombia
Organización, digitalización y custodia de archivos, tablas de retención documental y sistemas de gestión documental para entidades públicas. Esta guía explica cómo convertirte en proveedor del Estado en gestión documental y archivo, qué suele pedir un pliego de este sector y cómo no perder oportunidades.
Hoy (21 de septiembre de 2026) no hay procesos de gestión documental y archivo en Colombia recibiendo ofertas en SECOP II. Abajo están los publicados en los últimos 180 días: sirven para ver qué contratan las entidades, con qué frecuencia y en qué rangos de valor, y para preparar la próxima convocatoria.
Procesos recientes de gestión documental y archivo en Colombia
Publicados en SECOP II en los últimos 180 días, en cualquier fase (algunos ya cerrados, en evaluación o adjudicados). La columna «Fase» dice en qué va cada uno; el enlace lleva al expediente oficial.
| Objeto | Entidad | Valor base | Publicado | Fase |
|---|---|---|---|---|
| ORDEN DE SERVICIOS PROFESIONALES. Apoyar en la revisión de pagos y amortización de anticip | UNIMAGDALENA | $ 18.315.000 | 2026-07-16 | Presentación de oferta |
| MARTHA JANNETH ORTIZ MOLINA | INSTITUTO COLOMBIANO DE CREDITO EDUCATIVO Y ESTUDIO TÉCNICOS EN EL EXTERIOR MARIANO OSPINA PEREZ. | $ 40.482.066 | 2026-06-30 | Presentación de oferta |
| CARLOS DAVID BARRIOS VILAREAL | HOSPITAL SAN ROQUE DE EL COPEY ESE | $ 4.750.000 | 2026-05-11 | Presentación de oferta |
| PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES | E.S.E. HOSPITAL DIVINO SALVADOR DE SOPO | $ 10.800.000 | 2026-07-31 | Presentación de oferta |
| Prestar servicios de apoyo a la gestión como conductor de los vehículos destinados al serv | Rama Judicial Dirección Ejecutiva de Administración Judicial | $ 20.864.298 | 2026-08-11 | Presentación de oferta |
| ANGIE MILEDT RAIGOSO MOSQUERA | EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO IMSALUD | $ 5.800.000 | 2026-08-13 | Presentación de oferta |
| PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES COMO APOYO AL COMPONENTE DE GESTIÓN CONTRACTUAL DE L | E.S.E HOSPITAL SAN RAFAEL SAN VICENTE | $ 4.000.000 | 2026-05-13 | Presentación de oferta |
| JOSE ANDRES ZAMORA PARADA | EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO IMSALUD | $ 14.666.667 | 2026-05-11 | Presentación de oferta |
| PRESTACIÓN DE SERVICIOS PARA EL APOYO PROFESIONAL EN LA SUBGERENCIA GENERAL COMERCIAL DE L | EMPSA ESP | $ 3.684.000 | 2026-08-05 | Presentación de oferta |
| PRESTACION DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION | MUNICIPIO DE SOACHA.. | $ 14.090.400 | 2026-07-17 | Presentación de oferta |
| PRESTAR SERVICIOS DE APOYO A LA SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA EN EL PROCESO DE GESTION DOCUME | EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO SALUD YOPAL | $ 7.500.000 | 2026-07-17 | Presentación de oferta |
| RUBEN DARIO SANDOVAL ARBOLEDA | EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL LA ANUNCIACION | $ 5.400.000 | 2026-05-22 | Presentación de oferta |
Activa tu radar para este filtro
Obtén hasta 5 resultados de muestra gratis y, si el envío se confirma, una copia por email. Si compras acceso, recibe los procesos nuevos que coincidan durante 30 días.
Configurar mi radar gratis1. Regístrate en SECOP II y, si aplica, en el RUP
Para contratar con el Estado debes estar registrado como proveedor en el SECOP II. Es gratuito y habilita tu participación. El Registro Único de Proponentes (RUP, en la cámara de comercio) es obligatorio para licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos; no lo es para mínima cuantía ni para contratación directa. Ten al día el RUT, el certificado de existencia y representación legal y el paz y salvo de aportes a seguridad social y parafiscales.
2. Identifica los procesos de gestión documental y archivo
Los procesos de gestión documental y archivo usan códigos UNSPSC 8016 y nombres de procedimiento como gestion documental, digitalizacion, organizacion de archivo. Dos de cada tres procesos abiertos en SECOP II no traen código de categoría, así que la alerta gratuita de SECOP (que se dispara por código) no los avisa: ContratoRadar busca también por el nombre del procedimiento. Configura un radar con esos filtros para recibir por email lo que detectemos cada 15 minutos.
3. Lo que suele pedir un pliego de gestión documental y archivo
Además de los requisitos generales, en este sector es habitual encontrar lo siguiente (orientación para leer el pliego; cada proceso fija los suyos):
- Cumplimiento de la Ley 594 de 2000 y de los acuerdos del Archivo General de la Nación; personal con formación archivística.
- Para custodia, bodegas con condiciones ambientales y de seguridad certificadas; para digitalización, equipos y estándares de indexación.
- Experiencia en intervención de archivos por metros lineales o unidades documentales comparables.
4. Prepara una propuesta que cumpla
La mayoría de propuestas se rechazan por requisitos habilitantes mal acreditados, no por precio. Verifica los requisitos jurídicos, financieros, técnicos y de experiencia antes de presentarte, responde las observaciones al pliego en el plazo y presenta la garantía de seriedad; el análisis de pliego con IA de ContratoRadar (hoy no disponible en el sitio) está pensado para eso.
No pierdas la próxima oportunidad
Monitoreo del SECOP II por email durante 30 días por $49.000 COP. Pago único, sin renovación automática. Nuevas compras cerradas por ahora.
ContratoRadar consolida información pública del SECOP publicada por Colombia Compra Eficiente vía datos.gov.co. No estamos afiliados ni respaldados por el Gobierno de Colombia. La información puede tener retrasos; verifica siempre el expediente oficial.